こんにちはカズノートです。
Excelの入力作業で決まった文字のみ入力する時や、逆に決まった文字以外入力して欲しくない場合はありませんか？
そういうときにデータ入力規則という機能が便利なので紹介します。
説明で使用する図はExcel365の場合になります。Excelのバージョンの違いや説明しやすいように拡大、縮小、切り取りしているので表示が違う事があると思います。
リスト設定
リストから選んで入力するようにできます。
リストから選んで入力するようにしたいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図のような画面が出るので「設定」の「入力値の種類」を「リスト」にします。
「元の値」にリストにする内容をカンマ（,）で区切りながら入力します。
上図では 〇,× と入力しました。
設定が完了したら「OK」を選択する
▼マークをクリックもしくは「Alt」+「下矢印キー」でリストが出るので選択して入力できます。
データ入力規則のクリア
次にデータ入力規則の解除方法を説明します。
データ入力規則を解除したいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
「すべてクリア」を選択して「OK」を選択するとデータ入力規則を解除できます。
同じ入力規則のセルをまとめて変更する
同じ入力規則のセルをまとめて変更したくなる時があると思いますので方法を紹介します。
データ入力規則を変更・解除したいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図赤枠の「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックを入れる
設定が完了したら「OK」を選択する
入力時メッセージ
このセルはデータ入力規則の設定をしているよとわかるようにできます。
データ入力規則を使用してメッセージを表示したいセルを選びます。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図①の「入力時メッセージ」を選んで②にメッセージにする内容を入力します。
上図ではタイトルと入力時メッセージに「リストから選択してください。」と入力しています。
設定が完了したら「OK」を選択する
設定したセルにカーソルを移動するとメッセージが表示されます。
エラーメッセージ
設定した入力規則と違う内容を入力しようとすると、エラー表示が出ます。
何のエラーなのかわかるようにエラーメッセージを変更することもできます。
上図は入力規則で設定した内容と違う入力をしようとしたのでエラーメッセージが出ています。このエラーメッセージを変更します。
データ入力規則を使うセルでエラーメッセージを変更したいセルを選びます。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図①「エラー メッセージ」を選択します。
上図② 表示したいエラーメッセージを入力します。スタイルはリストから選んで変更できます。
設定が完了したら「OK」を選択する
入力規則外の入力をすると設定したエラーメッセージが表示されます。
他のセルの入力値をリストにする
他のセルにリストがあって、そのリスト内のデータから選んで入力したいときがあります。
リストで選ぶようにしたいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図赤枠の「元の値」を選択してリストにしたいセルを選びます。
上図は「テーブル1」のデータ内を選択しました。
設定が完了したら「OK」を選択する
選択したセルのデータがリストで選べるようになります。
リストを自動更新
テーブルを使ってリストの増減・変更を都度データ入力規則の設定をしなくてもテーブル内容を変更したら自動で更新できるようにする方法を紹介します。
同じシート内のテーブルを使う場合
リストで選ぶようにしたいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
同じシート内のテーブルを使う場合は「元の値」に対象テーブル範囲を選択して「OK」を選択するとテーブルを更新すればリストも自動で更新されます。
別シートのテーブルを使用する場合（テーブル名が半角の英字の時）
別シートのテーブルを使用する場合でテーブル名を半角の英字で付けたときはデータ入力規則の「元の値」をテーブル名で設定すると自動で更新されます。ただしテーブル名によってはエラーがでます。その場合は関数を使用する方法も紹介するのでそちらを試してみてもいいと思います。
テーブル名の変更は「テーブルデザイン」タブからテーブル名（上図の赤枠）のところにカーソルを合わせてテーブル名を入力します。
リストで選ぶようにしたいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図赤枠のように参照したいテーブル名を[=テーブル名]で入力して「OK」を選択して完了です。
ただし、テーブル名によっては上図のようなエラーが出ることもあります。その場合は次の関数を使う方法を試してもいいかもしれません。
別シートのテーブルを使用する場合（INDIRECT関数）
もう一つはINDIRECT関数を使って入力する方法です。先ほどのやり方と違いテーブル名は半角の英字ではなくても大丈夫です。
リストで選ぶようにしたいセルを選択します。
上図①「データ」タブを選んで②「データ入力規則」を選択します。
上図のように =INDIRECT(“テーブル名[見出し名]”) を入力して「OK」を選択したら完了します。
テーブルが1列のみだと見出し行の名前を除いて =INDIRECT(“テーブル名”) でも大丈夫です。
設定が成功していればデータ入力規則を再設定しなくてもデータ元になっているテーブルのデータを変更すれば設定したセルのデータ入力規則のリストが自動で変更されるので便利です。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
