こんにちはカズノートです。
Excelで帳票などを作成する時に、ページ設定方法で困っていることはありませんか？
- ページ設定の方法がわからない。
- ページがたくさんあり楽に設定したい。
- Excelのシート上にページ番号を入力したい。
そんな問題を解決する方法として僕が紹介するのがこちらです。
- ヘッダー、フッターで設定する
- 関数を使って設定する
説明で使用する図はMicrosoft 365の場合になります。Excelのバージョンの違いや説明しやすいように拡大、縮小、切り取りしているので表示が違う事があると思います。
ヘッダー・フッターでページ設定をする
ヘッダー・フッターとは用紙の上部や下部にページ番号などをつけたりするところです。
ページレイアウト画面で設定する方法
上図の大きい緑枠の上側がヘッダーで、下図の大きい緑枠の下側がフッターになります。
Excel画面で上図の右下にある赤枠をクリックします。※「表示」タブを選択→「ページレイアウト」選択でもできます。
上図①の範囲をクリックします。左、中央、右がありますのでページ番号などをつけたい位置をクリックしてください。説明はヘッダーでしていますが、フッター側がいい場合はフッター側でクリックしてください。
上図②「ヘッダーとフッター」タブを選択します。
上図③「ページ番号」選択→ / を入力 → 「ページ数」選択をする。
上図①の中央部（設定したい場所）が &[ページ番号]/&[総ページ数] となったので設定は完了です。
上図③左にある「ヘッダー」「フッター」をクリックするとリストから選ぶこともできます。
1ページ選択 → 1ページ・2ページ・・・
1/？ページ選択（総ページ2の場合） → 1/2ページ・2/2ページ
上図の赤枠が設定した結果になります。
1ページ目が1/2
2ページ目が2/2と表示されています。
自動でページ数の増減に対応してくれるのでページ数が多い時はすごく便利です。
僕はこの機能を知るまでは手作業でページ設定を変更したりしていたのですごく時間短縮することができました。
印刷画面から設定
印刷画面からする方法も説明します。
印刷したい範囲を選択します。上図では赤枠の「Sheet1～Sheet4」を選択しています。
※複数シート選択は「Ctrl」押しながら左クリックしていくとできます。「Shift」押しながら左クリックすると選択していたシートから選択したシートまですべてを選択できます。
印刷画面を表示します。「Ctrl」と「P」を同時押し
上図の赤枠「ページ設定」をクリックします。
※プリンターの黄色枠にしているところは使っているプリンター名になるのでそれぞれ違うと思います。
ページ設定画面がでたら①「ヘッダー/フッター」をクリック。
リストから選択したい場合は
赤枠Ⓐのヘッダー側かフッター側（設定したい方）をクリックしてリスト内から選択できます。
リスト内にない場合は
赤枠Ⓑ（設定したい方）をクリックします。
上図のような画面が出たら①の範囲（左、中央、右）から選んでクリック。
対応するボタンをクリックして設定できます。
上図では②の左ボタンをクリック → / を入力 → ②右のボタンをクリックしました。
今回の設定ではこのように表示されました。
関数を使って設定する方法
Excelのシート上に関数を使ってページ番号を入力できる方法を紹介します。この方法は印刷範囲が変わってもページ番号が変わらないようにしたい時におすすめです。
使う関数はSHEET関数とSHEETS関数です。
SHEET関数・・・シートが左から何番目にあるかを取得してくれます。
SHEETS関数・・・ＢOOK内の総シート数を取得してくれます。
ただしこの方法は
前提条件：シート数とページ数が同じ時に使える方法です。
上図がSHEET関数とSHEETS関数を使ってページ設定したものになります。
数式は上図の①で =SHEET()&+”/”&+SHEETS() と入力しています。
ページ番号としての式が SHEET（） でシートが左から何番目なのかを取得しています。
&+は文字として繋げるために入れてます
“/”は文字として / を入れるためです。
総ページとしての式が SHEETS() で総シート数を取得しています。
関数は半角の=を入力してアルファベットを入力していくと関数の候補が出るので使いたい関数を選んでTabキーを押すと使えるので慣れるとこの方法がやりやすいと思います。
上図②が数式を入れてるセルで 1/4 と表示されています。
上図③ 左から1番目のシートで総シート数が4なので先ほどの式から1/4となっています。
前提条件のシート数とページ数が同じ時に使えるの意味ですが、上図④もSHEET関数を使っているのですが1と表示されています。シートが何番目なのかを取得なので同じシートに複数ページがある時にはこの方法は使えないのです。
でもメリットもあります。
ページ数を自動で修正してくれるのです。
上図は先ほどと同じ式をコピーしてます。
シートは左から3番目でシート数は5なので3/5になっていますがシートを移動すると
シートが左から2番目になったので番号が3/5 → 2/5 に変わりました。
順番を入れ替えた時でもページ数を自動で修正できます。
SHEETS関数は総シート数を取得なのでページ設定したくないシートがある時は数式に入れたくないページの数を SHEETS()-1 のようにマイナスするかSHEET関数でシート名を入れて総ページ数を設定する方法もあります。
上図の数式は総ページの設定をSHEET(“Sheet2”)と入力してます。
Sheet2は左から3番目なので2/3となっています。
シート名の始めと終わりは”を入れてください式がエラーになります。
この方法を使えばページ設定したくないページは総ページとして設定するシートより右に移動すれば解決できます。
ページ設定(式)を一括で入力する時
シートのレイアウトが同じであればシートをすべて選択してこの関数を入力すれば一括で入力できます。
ただしセルが結合されていたり、レイアウトが違っているとうまく入力できなかったり、入力していた内容のところにページ番号が入ってしまったりするなどの問題が起きるかもしれないのでシートを複数選択して作業する時は事前にデータを保存しておくなどした方が安心かもしれませんね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
