こんにちはカズノートです。
Excelの印刷作業でこんなことに困っていませんか?
- ショートカット操作が知りたい
- ヘッダー・フッターのページ設定を自動でしたい
- シートを1ページで印刷したい
- 見出し行を他のページにも反映したい
- テキストボックスなどの文字が途切れないようにしたい
これらの中で困っていることがあれば説明していくので参考にしてもらえればと思います。
説明で使用する図はMicrosoft 365の場合になります。Excelのバージョンの違いや説明しやすいように拡大、縮小、切り取りしているので表示が違う事があると思います。
ショートカット 操作
「Ctrl」と「P」を同時押しすると印刷画面を表示できます。
同時押しと言っても、『Ctrl』キーを押しながら『P』を押す感じです。
ショートカットを使わない場合だと「ファイル」→「印刷」とクリックなどして表示ですのでショートカットを使うことで動作が少なくなって時短になります。
ヘッダー・フッターのページ設定を自動でする
ヘッダー・フッターとは用紙の上部や下部にページ番号などをつけたりするところです。
ページレイアウト画面から設定
上図の大きい緑枠の上側がヘッダーで、下図の大きい緑枠の下側がフッターになります。
Excel画面で上図の右下にある赤枠をクリックします。※「表示」タブを選択→「ページレイアウト」選択でもできます。
上図①の範囲をクリックします。左、中央、右がありますのでページ番号などをつけたい位置をクリックしてください。説明はヘッダーでしていますが、フッター側がいい場合はフッター側でクリックしてください。
上図②「ヘッダーとフッター」タブを選択します。
上図③「ページ番号」選択→ / を入力 → 「ページ数」選択をする。
上図①の中央部（設定したい場所）が &[ページ番号]/&[総ページ数] となったので設定は完了です。
上図③左にある「ヘッダー」「フッター」をクリックするとリストから選ぶこともできます。
1ページ選択 → 1ページ・2ページ・・・
1/？ページ選択（総ページ2の場合） → 1/2ページ・2/2ページ
上図の赤枠が設定した結果になります。
自動でページ数の増減に対応してくれるのでページ数が多い時はすごく便利です。
僕はこの機能を知るまでは手作業でページ設定を変更したりしていたのですごく時間短縮することができました。
印刷画面から設定
印刷画面からする方法も説明します。
印刷したい範囲を選択します。上図では赤枠の「Sheet1～Sheet4」を選択しています。
※複数シート選択は「Ctrl」押しながら左クリックしていくとできます。「Shift」押しながら左クリックすると選択していたシートから選択したシートまですべてを選択できます。
印刷画面を表示します。「Ctrl」と「P」を同時押し
上図の赤枠「ページ設定」をクリックします。
※プリンターの黄色枠にしているところは使っているプリンター名になるのでそれぞれ違うと思います。
ページ設定画面がでたら①「ヘッダー/フッター」をクリック。
リストから選択したい場合は
赤枠Ⓐのヘッダー側かフッター側（設定したい方）をクリックしてリスト内から選択できます。
リスト内にない場合は
赤枠Ⓑ（設定したい方）をクリックします。
上図のような画面が出たら①の範囲（左、中央、右）から選んでクリック。
対応するボタンをクリックして設定できます。
上図では②の左ボタンをクリック → / を入力 → ②右のボタンをクリックしました。
今回の設定ではこのように表示されました。
シートを1ページで印刷する
印刷画面から設定
印刷しようとしたら上図Ⓐのように1ページに収まっていない場合があると思います。そんな時に1ページにできる方法を紹介します。
印刷画面の上図Ⓑを選択します。
「シートを1ページに印刷」を選択します。設定はこれだけです。
※拡大縮小オプションで倍率を変更したい場合は「拡大縮小なし」の状態で「拡大縮小オプション」をクリックしてください。
印刷プレビューを確認すると1ページに収まっているのが確認できます。
ちなみに上図の印刷内容は僕がショートカット操作を覚たり・教えたりするときにいいなと思ったものを自分のイメージに分類してリストを作成したものです。僕はチームにも共有することで全体で成長できていいかなと思っているので、覚えたこと、失敗したことなど、共有してプラスになると思ったことは共有しています。
ページレイアウトから設定
シートを1ページに収める方法は「ページレイアウト」タブの赤枠内の縦：横：をどちらも1ページにするとできます。ちなみに印刷を拡大/縮小して調整するときはこの画面からだと、縦：横：ともに自動にするとできます。下側の赤枠は自動ではなく1ページ、2ページになっているので拡大/縮小のところが変更できないようになっています。
見出し行を他のページにも反映する
上図の緑枠が見出し行の設定をしたものになりますが、表などでページをまたぐときに見出し行もページ毎に印刷したいときに役立ちます。
「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」を選択します。
上図赤枠内にある「タイトル行」または「タイトル列」をクリックします。
見出しにしたい行または列を選択します。
設定はこれだけです。
テキストボックスなどの文字が途切れないようにしたい
テキストボックスなどの図形を使って資料を作るとき、文字が途切れたり、Excel上では途切れていないが印刷しようとしたら途切れていたという経験はありませんか?
そんな時に役立つ方法が図形の書式設定を活用する方法です。
図形の書式設定を表示するショートカット操作は
図形を選択した状態で「Ctrl」と「１」を同時押しします。このショートカットはテンキーの「1」ではできないので注意ください。※図形を選択→右クリック→メニューから図形の書式設定を選択でも表示できます。
図形の書式設定＿文字のオプション＿テキストボックスの「テキストを図形からはみ出して表示する」にチェックをいれる
上図のように途切れていた文字が表示されるようになります。見栄えが悪い時もありますが、文字切れは解消できます。
図形の書式設定＿文字のオプション＿テキストボックスの「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」にチェックをいれる
上図のように図形のサイズが自動で調整されます。こっちの方が、見栄えがよくていいかもしれませんね。
ただし、Excel画面では文字切れしていないが、印刷プレビューでは文字切れするときは「テキストを図形からはみ出して表示する」と「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」の両方にチェックをいれるといいかもしれませんね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
